Każdy z nas ma mnóstwo rzeczy do zrobienia. Ciągle jakieś zadania na głowie, ciągle wskakują jakieś mało ważne rzeczy, ale wszystko można uprościć do czterech kwadratów.
Zapewne i Ty miałeś, miałaś w życiu takie sytuacje, że niby pojawiało Ci się w głowie wiele rzeczy do zrobienia, ale po spisaniu ich wszystkich na kartkę, zrobieniu z nich listy okazywało się, że słabo to pomagało. Ciężko było wybrać to właściwe, to od którego należałoby zacząć, przez co postanowiłeś, postanowiłaś zrobić sobie kawę i pooglądać seriale. 😉
W sytuacjach takich przychodzi nam z pomocą narzędzie, którym jest Macierz Eisenhowera.
Zaczęło się od…
No właśnie, wszystko zapoczątkował Pan, który nazywał się Dwight David Eisenhower. Na Wikipedii można o Nim poczytać całkiem sporo ciekawych rzeczy, natomiast głównie został zapamiętany jako dowódca wojskowy i 34. prezydent USA. Słynął On w dużej mierze z tego, że świetnie zarządzał swoim czasem, a co za tym idzie – swoimi zadaniami.
Macierz, która została okrzyknięta Jego nazwiskiem to można powiedzieć w dużym uproszczeniu kwadrat podzielony na 4 równe części lub układ współrzędnych – generalnie są 4 części.
4 Ćwiartki Macierzy
Macierz Eisenhowera to narzędzie, którego głównym zadaniem jest to, aby kategoryzować zadania na ważne i/lub pilne, a co za tym idzie – upraszczać pracę poprzez ustalanie zadaniom odpowiednich priorytetów.
Jak więc posegregować te zadania?
Źródło: Produktywni.pl
Otóż najpierw musisz mieć listę zadań – pomocny może się tu okazać wpis sprzed tygodnia o Niedokończonych Zadaniach, do którego lektury Cię zachęcam, ponieważ dzięki temu otrzymasz listę zadań do zrobienia. 😉
Gdy już masz listę zadań, poszczególne zadania musisz zakwalifikować do jednej z 4 Ćwiartek:
Ćwiartka 1 opisuje zadania Ważne i Pilne, czyli z powodzeniem możesz zaliczyć tutaj zadania, które wpadły Ci nagle 'do kalendarza’ i musisz je jak najszybciej zrobić, najlepiej sam, ewentualnie oddelegować zaufanej osobie. Są to głównie różne sytuacje kryzysowe, które nagle wypadają i którymi trzeba się przez najbliższy czas zająć. Co z tymi zadaniami zrobić? Uogólniając, tu umieszczasz rzeczy, które musisz zrobić teraz, na już, zatem po prostu działasz!
Ćwiartka 2 opisuje zadania Ważne, ale niepilne. Jeśli zastanawiasz się co by mogło się tu znaleźć, to trochę Ci to ułatwię. Wrzucasz tu zadania, których (magiczne słowo) Deadline jest mocno oddalony w czasie i nie musisz się tym zajmować na wczoraj. Przykładowo takimi czynnościami mogą być ćwiczenia na siłowni, które masz zrobić w dany dzień, ale możesz poćwiczyć wieczorem zamiast rano. Może to być praca nad projektem, który masz zrobić na za miesiąc, więc możesz na to poświęcić np. godzinę dziennie przez miesiąc (czy ile tam potrzebujesz 😉 ). Mam nadzieję, że rozumiesz o co chodzi – jeśli jednak nie, śmiało zapytaj o doprecyzowanie to w komentarzu. 😉 Co z tymi zadaniami zrobić? Są to ogólnie zadania, które możesz zrobić później, więc zaplanuj ich realizację, podziel na mniejsze części, rozpisz w kalendarzu pamiętając, że musisz się tym zająć.
Ćwiartka 3 opisuje zadania Nieważne, ale pilne. Tutaj możesz zakwalifikować wszystkie proste rzeczy do zrobienia, które musisz zrobić np. koniecznie w danym dniu. Nie są one najważniejsze, ale trzeba się nimi szybko zająć, jak np. projekt wizytówki na za 2 dni, bo inaczej drukarnia się nie wyrobi na dany termin. Tutaj też możesz śmiało zakwalifikować płacenie rachunków – nie jest to dla Ciebie ważne, ale jeśli nie opłacisz w terminie… może się stać. 😉 Co z tymi zadaniami zrobić? Jako, że sam, sama masz określoną ilość czasu danego dnia, możesz te zadania oddelegować komuś innemu, a samemu zająć się rzeczami powyższymi.
Ćwiartka 4 opisuje zadania Nieważne i niepilne. Co to może być? Na pewno wszelkie pożeracze czasu jak Facebook, seriale, śmieszne koty na YouTube i takie inne. Może się to wydać chore lub dziwne, ale znam osoby, które w planie dnia w kalendarzu wpisują, że o danej godzinie codziennie siedzą na Facebooku (ma to swoje plusy i minusy pod kątem marketingowym, ale te osoby nie zajmują się w żadnym stopniu marketingiem) albo że o danej godzinie oglądają seriale. No cóż, każdy ma swoje priorytety, realizuje swoje zadania, które często dla innych są czymś dziwnym lub abstrakcyjnym. Ale wracając do tematu, do 4. ćwiartki wrzucamy rzeczy, które możemy śmiało zignorować, jak np. wielogodzinne granie w gry czy oglądanie w TV najnowszych edycji Milionerów. 😉 Co z tymi zadaniami zrobić? Najlepiej o nich zapomnieć i ich unikać, co by nie marnować bezsensownie czasu.
Powyższy opis może wydawać się bardzo ogólny, ale prawda jest taka, że sam, sama musisz określić co jest, a co nie jest dla Ciebie Pilne czy Ważne. Wszystko zależy od Twoich preferencji, dlatego nie ma jednego uniwersalnego schematu. Jedną taką podpowiedzią do powyższego schematu może być to, że jeśli masz dużo rzeczy pilnych, czas Cię nagli z wieloma projektami – Deleguj. Może i jesteś niezastąpiony, niezastąpiona, ale ktoś może zrobić daną rzecz za Ciebie, przez co wyrobisz się w czasie. 🙂
Czasem może wydać się trudne zakwalifikowanie danego zadania do odpowiedniej ćwiartki, możesz nie wiedzieć gdzie to pasuje, ale wtedy usiądź na spokojnie i zastanów się czy jest to dla Ciebie Pilne (musisz to zrobić jak najszybciej) i czy jest to dla Ciebie Ważne (bo np. dzięki temu projektowi zarobisz 20 tysięcy, a dzięki innemu tylko 3).
Pamiętaj, narzędzia takie jak Macierz Eisenhowera, mają pomagać – nie wykonywać pracę za Ciebie. 😉
